Oggi non è più sufficiente avere delle competenze per avere successo nel mercato. Sempre più spesso serve anche comunicarle nel modo giusto. Ecco allora che si è diffuso un ufficio apposito che si occupasse esclusivamente dei rapporti con i mass media e il pubblico: l’Ufficio stampa.

Cos’è l’Ufficio stampa?

Questo strumento è utile tanto alle aziende private quanto per gli Enti pubblici. Permette infatti di veicolare un flusso informativo con i giusti canali e corrette modalità, per relazionarsi al meglio con i diversi organi di informazione.

Riguardo le aziende è fondamentale per comunicare la propria vision, creare una strategia comunicativa in sinergia con il reparto marketing, valorizzare il brand e la propria identità. Così come i propri valori aziendali. Inoltre difende la reputazione del marchio, attività sempre più importante per la mancanza di una regolamentazione delle fake news sulla Rete.

Per gli Enti pubblici l’istituzione dell’Ufficio stampa diventa un obbligo a seguito della disciplina contenuta dalla Legge 150/2000. Il testo si preoccupa di dare l’incarico da personale iscritto all’albo nazionale dei giornalisti, per avere la giusta professionalità nel settore.

Strumenti dell’Ufficio stampa

La comunicazione avviene solitamente attraverso comunicati stampa inviati a una lista di testate o giornalisti, curata dal medesimo Ufficio. Lavoro quotidiano è la rassegna stampa per controllare le pubblicazioni, su vari livelli e canali, in merito al brand curato o un tema di interesse. Occasionalmente si organizzano conferenze stampa per eventi specifici.

Il comunicato stampa in particolare deve seguire delle regole piuttosto statiche. Oltre a rispondere correttamente alla regola delle 5W che rispondano alle domande classiche del giornalismo, deve essere scritto in un linguaggio quanto più semplice possibile, con concetti chiari e con dichiarazioni dei protagonisti.

Allo stesso modo deve però contenere dati precisi e che possano risultare ‘accattivanti’ alla stampa. La forma ideale è quella che vede la divisione in piccoli paragrafi per facilitare la lettura e per far capire subito le informazioni più importanti, magari evidenziandole in grassetto.

L’invio delle comunicazioni

Attenzione anche nell’invio via mail: nell’oggetto dobbiamo dare subito il tema del comunicato o il protagonista dell’evento. Il tutto, ancora, per sottolineare e catturare l’attenzione del giornalista, il quale magari ha solo pochi secondi per scegliere se interessarsi a un argomento o a un altro.

Le tempistiche di invio dei comunicati è un altro elemento da tenere a mente. I mensili hanno scadenze precise entro cui chiudere l’edizione che andrà in stampa. Diverso il discorso invece per i quotidiani classici. E diverso ancora per quelli online.

Ufficio stampa e Web

Riguardo il web sta assumendo sempre maggiore importanza la presenza di professionisti del settore che curino anche la comunicazione social su canali che, numeri alla mano, sono seguiti da milioni di persone ogni giorno.

A tal proposito ha affermato bene Chieffi, in ‘Social Media Relations’: “Internet impone la relazione diretta fra azienda e cliente, impone una comunicazione orizzontale. Il Web pone al centro la persona con i suoi desideri, le sue necessità, e la sua capacità di scelta moltiplicata e rafforzata all’infinito dalle infinite possibilità d’informarsi che Internet offre”.

L’addetto stampa

L’addetto stampa dunque è una figura complessa, con le capacità di giornalista ma simmetrico a esso. Si pone infatti come creatore di contenuti e notizie interessanti per i giornalisti, usando eventi e comunicazioni aziendali.

Deve essere una figura capace di più funzioni e di problem solving. Ma anche di usare al meglio i nuovi strumenti che la tecnologia e i social mettono a disposizione.